MEMAHAMI URGENSI SISTIM OPERASIONAL PROSEDUR SOP KAITANNYA DENGAN PENINGKATAN KUALITAS KINERJA MANAJEMEN ORGANISASI

oleh : Dr. H. SUHARJONO, S.H., M.Hum.

Ketua Pengadilan Tinggi Banda Aceh

Kinerja  suatu  organisasi  atau  lembaga  memerlukan  penatakelolaan  yang  baik, tersistim,  terencana, terprogram,  termonitor dan  terevaluasi  dan  terkendali sedemikian rupa yang menjadikan kinerja organisasi melaksanakan ciri-ciri dan prinsip2 organisasi yang  baik  dan  modern,  yakni  bersifat  efektif  dan  efisien  dari  mulai  perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan hingga pengawasan atau pengendaliannya.

Suatu  organisasi  didirikan  pada  hakikatnya  tentu  memiliki  maksud  dan  tujuan tertentu.  Dengan  adanya  maksud  dan  tujuan  tersebut,  tentu  dalam  pencapaiannya memerlukan  suatu  strategi  tertentu  yang  diupayakan  untuk  dapat  dilaksanakan  guna mencapai maksud dan tujuan organisasi.

Suatu organisasi tentu terdiri atau berisi sekumpulan orang atau kelompok orang yang  bekerjasama  melaksanakan  suatu  tugas  atau  kegiatan  guna  mencapai  tujuan organisasi. Dalam bekerjasama tersebut, orang2 dalam organisasi melaksanakan suatu kegiatan atau pekerjaan yang terwujud dalam bentuk kinerja.

Suatu  kinerja  memerlukan  suatu  sistim   yang  bersifat  teratur  dan  terukur  guna peningkatan  kualitas  kinerja.  Kinerja  sebagai  pelaksanaan  dari  suatu  pekerjaan,  yang merupakan   tugas   yang   dibebankan,   atau   sebagai   pelaksanaan   suatu   fungsi   dari organisasi  atas  beban tugas  yang diberikan,  baik  dari segi  kuantitas,  kualitas maupun waktu,  memerlukan  suatu  sistim   atas  pelaksanaan  prosedur  yang  ditentukan  berupa suatu SOP.

Sistim operasional prosedur SOP, sebagai suatu penuntun, pedoman, tolok ukur dalam  bekerja,  guna  mewujudkan  suatu  kinerja,  sebagai  salah  satu  variabel  penentu dalam  pencapaian  kualitas  kinerja  organisasi  dalam  mewujudkan  tujuan  organisasi, yang  harus  disusun  dengan  memperhatikan  berbagai  macam  aspek  untuk  menjamin kemudahan dalam pelaksanaan kinerja.

SOP  sebagai  suatu  sistim,  harus  bersifat  terdiri  dari  sub  sistim  sub  sistim  yang berkaitan atau tergantung antar sub sistim, yang terukur dan teratur yang bekerja pada masing2  sub  sistim,  yang  membentuk  satu  kesatuan  sistim  kerja  secara  bulat  atau keseluruhan menjadi suatu sistim.

Dengan  demikian  mengingat  SOP  sebagai  suatu  sistim,  maka  penyusunannya harus  bersifat  integralistik,  holistik,  menyeluruh,  sebagai  suatu  satu  kesatuan  dari berbagai aspek yang harus diperhatikan, baik dari aspek SDM, anggaran, material atau barang, waktu, fungsi, kepentingan, tujuan, prinsip2, ketentuan atau hukum, teknologi, transparansi,   kemasyarakatan   dan   lain-lain,   juga   aspek    internal   dan   eksternal organisasi, sebagai sub sistim sub sistim yang merupakan satu kesatuan sebagai suatu sistim.

Sesuai perkembangan IPTEK, penyusunan SOP harus bersifat e-office, dengan menggunakan  dan  memanfaat  aplikasi2  teknologi  informasi,  sehingga  SOP  bersifat efektif  dan  efisien  dari  aspek  waktu,  biaya,  SDM,  sarana  dan  prasarana,  transparan, tidak tergantung oleh jarak dan waktu, yang menjadikan SOP bersifat memudahkan.

Mengingat adanya berbagai aspek yang dapat mempengaruhi SOP, maka SOP harus bersifat mudah dimengerti oleh pihak organisasi itu sendiri yakni SDM pelaksana tugas dan pihak pengguna atau pelanggan atas pelayanan berdasarkan SOP, sebagai pihak    internal    dan    eksternal    organisasi.    Aspek    kemudahan    dimengerti    dan dilaksanakan,  baik  oleh  petugas  SDM  kinerja  dan  pelanggan  atau  pengguna  layanan dari  organisasi  atas  SOP,  sebagai  perwujudan  dari  filosofi  pragmatisme,  dari  sisi kemanfaatan   pihak   internal   dan   eksternal   organisasi.   Meskipun   demikian   aspek tersebut  tetap  bersifat  memperhatikan  kualitas  kinerja  berupa  suatu  mutu  atau  brand organisasi   yang   merupakan   cita   idealitas   organisasi   sebagai   perwujudan   filosofi idealisme organisasi.

Aspek pragmatisme dan idealisme dari SOP, sebagai variabel sistim yang saling mempengaruhi,  keduanya  penting  untuk  diperhatikan,  dimengerti,  disinergikan  dalam pelaksanaannya    guna    mendekatkan    atau    memperpendek    jarak    antara    aspek pragmatisme dan idealisme, agar tidak terjadi gap antara das sein dengan das sollen.

Dengan demikian mengingat SOP harus bermuatan aspek nilai pragmatisme dan idealisme,  untuk  menjaga    kemudahan  kinerja  dan  mutu  atau  kualitas  kinerja  maka SOP  bersifat  sebagai  penuntun  atau  pedoman  kinerja  sekaligus  sebagai  fungsi  dari sistim kinerja.

Dari aspek fungsi SOP, SOP harus bersifat mempermudah kinerja, pada setiap tahapan  kinerja,  namun  tetap  harus  memperhatikan  kemungkinan  aspek  risiko  yang bisa   terjadi   dalam   pendekatan   manajemen   risiko.   Oleh   karena   itu,   pemahaman, penyusunan  dan  pelaksanaan  SOP  harus  bersifat  tidak  membelenggu  dalam  aspek penerapannya   bagi   petugas   SDM,   melainkan   SOP   harus   bersifat   mempermudah, memberikan ruang gerak yang wajar bagi SDM untuk bekerja dan berekspresi dengan memberikan ruang dari segi waktu, biaya dan tenaga berdasarkan analisis akuntabilitas kinerja   yang   baik,   berdasarkan   perimbangan   yang   wajar   antara   bobot   pekerjaan, tenaga,   sistim   kerja,   sarana   dan   prasarana,   anggaran,   tuntutan   masyarakat   atau pengguna layanan. Disini aspek harmoni SOP menjadi sesuatu hal yang bersifat urgen atau penting, baik dari sisi internal organisasi maupun eksternal organisasi, yakni bagi petugas dan pengguna layanan organisasi.

Selain  hal-hal  tersebut  diatas,  penyusunan  SOP  harus  memperhatikan  aspek kekuatan,  kelemahan,  peluang  dan  ancaman,  sehingga  SOP  bersifat  komprehensif dalam   teori   SWOT,   yang   dapat   menjadikan   SOP   bersifat   harmoni   dan   sesuai realitasnya.  Dengan  demikian  SOP  harus  bersifat  seimbang  dan  proporsional  dari aspek kekuatan, kelemahan, peluang dan ancamannya. Maka SOP tidak boleh bersifat mementingkan salah satu aspek dari aspek2 tersebut atau bersifat parsial, yang dapat berakibat   negatif   dalam   pencapaian   kualitas   kinerja   bahkan   kemungkinan   dapat menimbulkan disharmoni dalam pencapaian kualitas kinerja.

Suatu  SOP  yang  bersifat  harmoni  atas  berbagai  aspek  yang  mempengaruhi, akan   menjadikan   SOP   memiliki   nilai   dan   bersifat   dapat   mendorong,   memotivasi, menciptakan,  membentuk  dan  memudahkan  kinerja  dan  kondusifitas,  produktivitas, efisiensi  dan  efektivitas  kinerja  sebagai  prasyarat  terwujudnya   output  kinerja  yang berkualitas.  Dengan  demikian  SOP  yang  harmoni  dan  bermutu,  akan  mewujudkan kinerja  yang  berkualitas,  dalam  standar  quality  control  yang  ditetapkan,  yang  dapat menghindari atau memperkecil risiko yang kemungkinan akan terjadi akibat dari adanya kelalaian,    kealpaan,kesalahan,    baik    dari    prosedur    maupun    proses    yang    telah ditetapkan,  yang  bisa  menghindarkan  kemungkinan  terjadinya  mall  administrasi  dan kesalahan menurut hukum, sehingga SOP bersifat urgensif dalam peningkatan kualitas kinerja   manajemen   organisasi   sekaligus   bersifat   menghindari   kemungkinan   risiko negatif yang terjadi, yang bersifat merugikan bagi organisasi.